Bewerbungsprozess und Onboarding
Bewerbungsprozess und Onboarding. Zwei Grundpfeiler der Employee Experience, die jeweils massiv von COVID-19 und den damit einhergehenden Kontaktbeschränkungen beeinflusst werden.
Um einen Überblick über den Markt zu erhalten, haben wir uns an führende Technologieunternehmen in ganz Europa gewandt, um zu erfahren, wie sie diesen entscheidenden Teil des Talentmanagement in diesen herausfordernden Zeiten handhaben.
Onboarding während COVID-19
Für viele ist das Onboarding einer der wichtigsten Bestandteile der Employee Experience. Ob sich ein Bewerber für oder gegen ein Unternehmen entscheidet und sich bestenfalls langfristig an ein Unternehmen bindet, hängt nicht zuletzt vom Onboardingprozess ab.
Tatsächlich ist der Mangel an einem effektivem Onboarding einer der Hauptgründe dafür, dass Unternehmen 17% ihrer Neueinstellungen innerhalb der ersten drei Monate verlieren und 20% der gesamten Personalfluktuation innerhalb von 45 Tagen nach der Einstellung stattfindet.
Wie gehen also die Unternehmer und Führungskräfte der Techbranche in ganz Europa mit dem neuen Onboarding um?
“Wir mussten die digitale Version vom Händeschütteln an der Tür erfinden.”
Rasmus Savandar ist Produktmanager bei der ‘Neobank’ Dreams.
Er leitet ein funktionsübergreifendes Team von Designern und Entwicklern und ist verantwortlich für die Kernprodukte der in Stockholm ansässigen ‘Neobank’ Dreams. Rasmus Savandar und Dreams entwickeln Finanzdienstleistungen für eine digitale Generation.
Rasmus Savandar ist auch dafür verantwortlich, das jüngste Mitglied ihres Teams, das während der Kontaktbeschränkungen an Bord zu willkommen zu heißen.
“Wir haben viele interessante Diskussionen darüber geführt, wie wir eine Person aus der Ferne in unser Unternehmen bringen. Jetzt müssen wir das digitale Äquivalent dazu schaffen, dass ich jeden Bewerber an der Tür begrüße, wenn er hereinkommt. Wir haben die Erfahrung gemacht, dass es für ein Unternehmen unserer Größe ziemlich schwierig ist.
Rasmus Savandar und sein Team versuchen immer noch, das optimale Onboarding-Handbuch zu schreiben. Diese “Work-in-Progress”-Methode ist jedoch ein Segen für ein aufstrebendes Unternehmen. Wenn es ihnen gelingt, ein “Drehbuch” zu schreiben, das auch unter diesen besonderen Umständen erfolgreich umgesetzt werden kann, wird sich die Employee Experience von den meisten Unternehmen da draußen sehr positiv abheben.
“Vieles von dem, was Sie im persönlichen Gespräch im Büro normalerweise tun, wirkt in einer Videoumgebung viel förmlicher. Wahrscheinlich muss ich mich nur daran gewöhnen. Wir haben uns als gleich am Morgen “getroffen”. Das Gespräch habe ich versucht, so ähnlich zu führen als wären wir im Büro. Unser Team aus der Personalabteilung stellte sicher, dass die gesamte physische Ausrüstung zum Bewerber nach Hause geliefert wurde. Alles digital zu erlegigen ist eine große Herausfrderung. Aber bisher haben wir das gut gemeistert”.
Den Onboarding-Prozesses hat Rasmus Savandar so strukturiert, dass er massgeblich durch Einfühlungsvermögen vorangetrieben wird.
“Online ist jetzt wesentlich strukturierter als in einem physischen Raum, wo wir uns einfach gegenübersitzen und kennenlernen konnten. Es bleibt für mich eine große Herausforderung, mich in die Lage eines neuen Mitarbeiters hineinzuversetzen, denn der “lockere” Aspekt am Anfang ist unglaublich wichtig für ein Kennenlernen. Es wird schwieriger, einander aus der Ferne kennen zu lernen und Zeit miteinander zu verbringen”.
“Der Versuch, ein Gefühl für einander zu entwickeln, ist aus der Ferne schwierig.”
Hayley-Mae Osborne ist Spezialistin für Personalfragen, Kultur und Ressourcen bei Play Sports Network.
Normalerweise konzentriert sich Hayley-Mae Osborne vor allem auf die Rekrutierung. Doch seit Corona übernimmt sie auch eine Trainer- und Beraterfunktion, die während des Lockdowns immer mehr an Bedeutung gewonnen hat.
“Ich setze mich hin und erstelle eine Übersicht, was die verschiedenen Abteilungen in Sachen Coaching und Weiterbildung benötigen. Ich organisiere das in Zusammenarbeit mit dem HR-Team.”
Im Gegensatz zu einigen anderen Unternehmen ist Play Sports Network ein Unternehmen, das mit der Einstellung und dem Onboarding via Videoanruf sehr vertraut ist. Ihre Herausforderung besteht eher darin, herauszufinden, wie ein Bewerber in die Unternehmenskultur passt. Normalerweise lernen sich Kandidat und zukünftige Kollegen im persönlichen Gespräch im Büro kennen.
“Der Versuch, ein Gefühl für einander zu entwickeln, ist aus der Ferne schwierig.”
Unabhängig von der Qualität des neuen Mitarbeiters können in den ersten Monaten so viele Dinge schief gehen. Eine Umfrage unter Menschen, die kurz nach ihrer Einstellung ihren Arbeitsplatz wieder verließen, zeigt, was Unternehmen bei neuen Mitarbeitern am häufigsten falsch machen: keine klare Definition der Arbeitsaufgaben, schlechte oder ineffektive Einarbeitung und ein Mangel an Freundlichkeit und Hilfsbereitschaft der Kollegen.
Diese Probleme lassen sich normalerweise bei einer physischen Einarbeitung schnel beheben. Bei Einarbeitungsszenarien im Homeoffice ist jedoch ein strategischerer Ansatz erforderlich.
“Wir führen auch ein 100% digitales Onboarding und die Einarbeitung durch. Daher legt das HR-Team großen Wert darauf, dass alle Besprechungen, die normalerweise im Laufe der ersten Wochen des Onboardings stattfinden, nun in der ersten Woche durchgeführt werden.”.
Vorstellungsgespräche während COVID-19
Vorstellungsgespräche, als Prozess, sind ein kompliziertes Konstrukt. Engagierte Kandidatinnen und Kandidaten wünschen sich das “Rundumsorglospaket” an Informationen über den potentiellen Arbeitgeber. Aus diesem Grund kann jede Art von Unterbrechung von Prozessen sich negativ auswirken.
Tatsächlich sagen 83% der Bewerber, dass eine negative Bewerbungserfahrung ihre Meinung über eine Stelle oder ein Unternehmen ändert, so eine LinkedIn-Umfrage.
Selbst in Zeiten wie diesen, in denen Prozesse und Systeme überlastet sind, wird es wenig Sympathie für diejenigen geben, die keine funktionierende und positive Bewerbungserfahrung führen können. Was sagen Führungskräfte zur aktuellen Situation und wie gehen sie mit Bewerbungsgesprächen während COVID-19 um?
“Ich beobachte gerne, wie sie die Empfangsdame behandeln.”
Chris Procter ist Datenschutzbeauftragter bei Alter Domus. Er nimmt eine führende Rolle bei der Einstellung von Führungskräften ein.
Für Chris Procter ist der Verlust der physischen Aspekte in Interviewprozessen eine echte Herausforderung geworden.
“Wir haben leider keine 360°-Sicht mehr ihres Denkprozesses. Wie reagieren Kandidaten, wenn sie versuchen, Fragen zu beantworten. Wir müssen sehen, wie sie reagieren und wie andere auf sie reagieren.”
In ihrer TED-Rede 2012 unterstrich die Sozialpsychologin Amy Cuddy die Bedeutung der Körpersprache für die Gestaltung unserer Gefühle. Wenn Menschen eine dominante Pose einnehmen, fühlen sie sich mächtiger. Körpersprache ist in der Tat ein nützliches Werkzeug. Wenn Sie einen Standpunkt darlegen wollen, helfen Ihnen Armgesten, ein Bild zu zeichnen und die Leute zum Zuhören zu bewegen. Und wenn Sie eine Diskussion dominieren wollen, kann eine offene Körperhaltung ein starker Verbündeter sein.
Aber wenn man die Körpersprache anderer Menschen interpretiert, wird es kompliziert. Niemand kann Gedanken lesen. Wenn ein Bewerber oft blinzelt, könnte man annehmen, dass er übermäßig nervös ist. Aber woher wissen wir, dass seine Kontaktlinsen nicht trocken werden? Der Schlüssel dazu ist, keine voreiligen Schlüsse zu ziehen. Wenn man lernt, die Körpersprache von Bewerbern zu lesen, geht es darum, die Motive der Kandidaten zu verstehen.
“Wenn ich mich mit einem Kandidaten treffe, beobachte ich immer, wie er die Empfangsdame behandelt, die Körpersprache auf dem Weg in den Besprechungsraum. Diese Dinge sagen uns sehr viel. Wenn die Leute nur auf der Leinwand auftauchen, bekommen wir nichts davon mit.
Vor dem Gespräch sieht man oft die “normale” Person, nicht das einstudierte Erscheinungsbild, das sie dann im Laufe des Gesprächs präsentieren.”
“Wir haben so ein cooles Büroraum, das die Kandidaten gerne besuchen.”
Romie Bull BIoR ist Expertin im internen Recruiting bei Usay Compare. Sie kümmert sich um alle Aspekte bei Neueinstellungen und übernimmt damit eine verbindende Rolle bzwischen den einzelnen Bereichen.
Für Romie Bull BIoR und Usay ist der extra geschaffene Bereich für Vorstellungsgespräche nicht nur für den Interviewprozess von Vorteil. Der Raum hat auch die Attraktivität des Unternehmens für Bewerber erheblich gesteigert.
“Wir haben ein wirklich gutes Verfahren für Vorstellungsgespräche entwickelt. Das Herzstück ist unser wirklich cooler Büroraum. Leider können wir ihn im Moment nicht nutzen. Ich kümmere mich natürlich weiter um neue Kandidaten. Wenn es dann tatsächlich zu Vorstellungsgesprächen kommt, fehlt der Raum.”
Video-Interviews sind inzwischen bei vielen Unternehmen sehr beliebt. Das war 2019 noch ganz anders. Die meisten Unternehmen nutzen Videotechnik, um den Einstellungsprozess zu verkürzen.
Einer der größten Vorteile von Video-Interviews liegt in der Vereinfachung bestehender Prozesse bei gleichzeitiger Erweiterung des verfügbaren Talentpools.
“Ich möchte proaktiv arbeiten und so viel wie möglich von unseren erfolgreichen Prozessen beibehalten. Unsere Kandidatinnen und Kandidaten sollen uns auch weiterhin positiv wahrnehmen.
